El Presupuesto como Herramienta de Control

Un presupuesto sirve como una herramienta de control para proporcionar criterios para evaluar el desempeño. 

Un presupuesto puede incluir cualquiera de los siguientes elementos:

• Planificación de utilidades – proyección de ingresos y gastos 
• Presupuestos de efectivo – proyección de las necesidades de dinero en efectivo y fuentes 
• Proyección del Balance Financiero – anticipar los activos futuros, los pasivos y la posición del capital neto de la empresa 

Planificación de utilidades (estado de cuenta de ingresos Pro-forma)

La proyección de ventas y los costos y gastos correspondientes son las entradas principales para la planificación de utilidades. ¿Por qué es importante la planificación de utilidades? Esto le permite al empresario ver el cuadro completo y analizar cómo cada ítem de costo y gasto se comporta en relación con los cambios del nivel de ventas. Las cantidades presupuestadas son entonces comparadas con los resultados reales y las discrepancias son analizadas y corregidas.

Presupuestos de efectivo

Un presupuesto de efectivo se usa para determinar los ingresos y egresos de efectivo previstos de modo que la empresa mantenga el nivel óptimo de efectivo (dinero en efectivo es un activo que no produce ganancias). También proporciona información sobre si realmente se necesita financiación adicional para solucionar déficits de efectivo.

El primer paso para preparar un presupuesto de efectivo es una lista de todas las transacciones que implican flujo de caja. Por ejemplo, entre los ítems incluidos como recibos de pago están: total de cuentas por cobrar, ventas de contado, y lo recaudado por préstamos. Los desembolsos de dinero, por otra parte, pueden incluir gastos de operación en efectivo, compra de materia prima, equipos y otras compras de activos, y abonos a préstamos bancarios (incluyendo el interés). De este ejercicio, se obtiene un Saldo Neto en efectivo. Dicho saldo se lleva entonces al siguiente período (mes o trimestre, según el nivel de detalle del presupuesto de efectivo) como el saldo inicial de efectivo. Algunos negocios deciden tener un saldo mínimo de efectivo predeterminado, que mantienen en todo momento.

Proyección del balance financiero (Balance Pro-forma)

Esto implica la estimación de niveles de activos para apoyar los objetivos de ventas pronosticados. Por ejemplo, si los objetivos de ventas más altos hacen necesario abrir más puntos de venta al detalle entonces, necesariamente, las inversiones en activos fijos son necesarias.Además, es posible que haya cambios en los tipos de financiación (ej., un nivel más alto de préstamos a largo plazo contra préstamos a corto plazo).